مبادئ إدارة المشاريع الرئيسية وكيفية استخدامها

فبراير,2020

يساعدك إذا أمكنك تقسيم هذه المكونات العديدة إلى عشرة مبادئ رئيسية لإدارة المشروع. هذا هو ما سنفعله ، بل والأفضل ، سنشرح كيف يمكنك استخدامها عندما تدير مشروعًا لضمان نهاية ناجحة بشكل أفضل.

1. مبدأ النجاح حتى قبل أن تدير مشروعًا ، يجب أن تلتزم بالنجاح في هذا المسعى. هدفك كمدير للمشروع هو الإكمال الناجح للمشروع. هذا ليس مجرد إبقاء المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. لقد جاء الكثير من المشاريع في الوقت المحدد وبأموال للمشاركة ، لكن الهدف لم يتحقق بالكامل. هذا هو فشل المشروع.

2. مدير مشروع المبدأ يتم تعيين المشاريع للفشل إذا لم يتم إدارتها بواسطة مدير المشروع. يأتي مدير المشروع بخطة لتحقيق أهداف المشروع ، ويقومون بإدارة الفريق الذي تم تجميعه لإكمال هذه المهام. أنت ، كمدير للمشروع ، تكون مسؤولاً عن الحصول على الرعاة على متن الاتصالات ، والاتصالات ، وإدارة المخاطر ، والميزنة ، والجدولة ، والمجموعة الكاملة والكابود.

لذلك ، فأنت تريد أن يكون لديك مجموعة مهارات تتضمن المعرفة التقنية والخبرة الإدارية ومهارات التعامل مع الآخرين وغير ذلك الكثير. أهم شيء يجب أن نتذكره هو ألا تصبح أبدًا بالرضا عن نفسك ، فالتعلم دائمًا.

3. مبدأ الالتزام هل أنت ملتزم بالمشروع؟ كنت أفضل أن تكون! ولكن يجب على كل شخص آخر مشارك في المشروع. يجب أن يكون لديك الراعي والفريق على متن الطائرة أيضًا ، وإلا فلن يكون لديك مشروع قابل للتطبيق. هذا الالتزام أمر حاسم حتى قبل التخطيط للمشروع ، ولكن يتم تنفيذه بمفرده.

بالالتزام ، نعني اتفاقًا على أهداف المشروع وأهدافه ونطاقه وجودة جدوله الزمني. بمجرد حصولك على هذا ، فأنت جاهز للعمل.

4. هيكل المبدأ هذا هو أول شيء يجب عليك التفكير فيه عند إدارة المشروع. سوف يعتمد الهيكل بشكل أساسي على ثلاث ركائز: هدف المشروع والموارد والوقت. ما يجب أن تعرفه هو سبب المشروع ، والذي قد يبدو واضحًا ، ولكن هذا السؤال يحدد المشروع ويؤدي إلى بنيته.

تتمثل الخطوة التالية في فهم المدة التي سيستغرقها تحقيق هذا الهدف ، لذلك سترغب في الحصول على جدول زمني مقسم حسب المعالم ، مع تحديد المراحل الرئيسية في المشروع.

5. مبدأ التعريف لديك بنية ، لكن يجب الانتقال إلى مرحلة التعريف لفهم المشروع بالكامل. هذا مبدأ غالبًا ما يتم نقله على حساب المشروع. ومع ذلك ، يُقال أنه أسهل من القيام به ، مع وجود أصوات كثيرة تقدم آراء مختلفة حول ماهية المشروع. إن وظيفتك كمدير للمشروع هي توضيح ما يدور حوله المشروع ، وقد يكون ذلك مشكلة عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة.

تعريف المشروع ليس حدثًا لمرة واحدة ، ولكنه شيء يجب إعادة النظر فيه خلال المشروع. يجب عليك التأكد من أن الجميع ، وخاصة فريقك ، لديهم تعريف واضح في الاعتبار حتى يتمكنوا من العمل بشكل منتج.

6. مبدأ الشفافية بالشفافية ، نعني أنه يجب عليك تقديم تقرير عن التقدم المحرز في المشروع إلى الرعاة وأصحاب المصلحة. لا يمكنك إخفاء أي شيء عنهم ، أو على الأقل فعل ذلك على مسؤوليتك الخاصة ، لأنه سيعود حتما إلى مطاردة لك. بالطبع ، لا يحتاجك الرعاة وأصحاب المصلحة لك لإغراقهم في تفاصيل المشروع. انهم يريدون رؤية السكتات الدماغية واسعة بشأن التقدم والميزانية والجدول الزمني.

حفظ التفاصيل لفريقك. نعم ، يجب أن تكون شفافًا مع فريقك. إنها تحتاج إلى تقارير أيضًا ، لكنك تريد تخصيص هذه التقارير لإنشاء تقارير فعالة تصل إلى الجمهور المستهدف الذي تهدف إليه.

7. مبدأ الاتصال على الرغم من أن الإبلاغ إلى مختلف المشاركين في المشروع أمر أساسي ، يجب أن تكون هناك قناة اتصال أساسية بينك وبين راعي المشروع. هذه هي الطريقة الوحيدة لضمان تنفيذ قرارات المشروع بشكل صحيح.

دون وجود طريقة فريدة لنشر ما يريده الراعي لمدير المشروع ، فأنت لست فعالًا أو فعالًا في إدارة المشروع. حتى إذا كان هناك العديد من الرعاة ، فيجب عليهم التحدث بصوت واحد أو المخاطرة بإرسال المشروع إلى الفوضى. تقع على عاتقك مسؤولية وضع خط الاتصال هذا في مكانه وإيجاد الشخص المناسب الذي يتمتع بالمهارات والخبرة والسلطة والالتزام المناسبين في الفريق التنفيذي لتسهيل هذه المهمة الهامة.

8. مبدأ التقدم للتقدم في المشروع ، يجب أن يكون للمشروع أدوار وسياسات وإجراءات محددة جيدًا. هذا يعني أن الجميع يجب أن يعرفوا ما هو المسؤول عنهم ومن الذي يجيبون عليه. هناك حاجة لتفويض السلطة لأي مشروع للعمل.

هذا يعني أيضًا أنه يجب أن تفكر في كيفية إدارة نطاق العمل ، والحفاظ على جودة المشروع ، وتحديد جدوله وتكلفته ، وما إلى ذلك. وبدون معرفة هذه الأشياء في البداية ، فأنت تضع مشروع في خطر.

9. مبدأ دورة الحياة دورة حياة المشروع هي مراحلها ، من التخطيط إلى البدء والمراقبة وحتى الإغلاق. كل مرحلة من مراحل المشروع تعتمد على التخطيط له ثم القيام به. تحدد المعالم بداية ونهاية دورات حياة المشروع. يمكنك أن تفكر فيها على أنها علامات على محرك الأقراص للوصول إلى وجهة مشروعك.

10. مبدأ الثقافة لكي يعمل المشروع ، يجب أن يكون لديك ثقافة تدعم احتياجات جميع المعنيين. قد يبدو الأمر وكأنه رخوة - هذا عمل ، بعد كل شيء - لكنك لا تريد أي شيء لتعطيل الإنتاجية الفعالة لفريقك.

تعني بيئة العمل الداعمة فريق المشروع الذي سيعمل بشكل أفضل. كمدير للمشروع ، يجب أن تفهم هذه الديناميكية وأن تدعمها الإدارة على جميع المستويات. النمط أساسي في هذه الحالة ، لذلك تأكد من أن أسلوب الإدارة مناسب للمشروع.

11. مبدأ المخاطر المخاطرة جزء من الحياة ، وهي بالتأكيد جزء من أي مشروع. ما يجب عليك فعله هو ، قبل بدء المشروع ، معرفة المخاطر المحتملة الكامنة في العمل المقبل. بطبيعة الحال ، فإن التعرف عليها ليس علمًا دقيقًا ، لكن يمكنك استخدام البيانات والمعارف التاريخية منك ومن فريقك والجهات الراعية للكشف عن مكان الخطر. يساعدك استخدام نموذج سجل المخاطر في التقاط كل هذه المعلومات.

لا يكفي مجرد معرفة أن المخاطر قد ترتفع في هذه المرحلة أو تلك في مشروع ما ، يجب عليك أيضًا وضع خطة لحل المشكلة قبل أن تصبح مشكلة. هذا يعني إعطاء كل مخاطرة عضوًا معينًا في الفريق يكون مسؤولًا عن مراقبة ذلك وتحديد هويته والعمل على حله.

بطبيعة الحال ، لن تتوقع كل المخاطر ، على أمل أن تكون قد حددت على الأقل المخاطر الكبيرة. لهذا السبب يجب أن تتنبه لأي مخالفات. اجعل فريقك مدربًا ليكون عينيك وآذانك في مقدمة المشروع. كلما حددت خطرًا ، سواء كان متوقعًا أم لا ، كلما تمكنت من حلها بشكل أسرع والحفاظ على المشروع في المسار الصحيح.

12. مبدأ المساءلة مع تقدمك في مشروعك ، ستحتاج إلى قياس لقياس النجاح. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها محاسبة فريقك ونفسك. لذلك ، تريد أن يكون لديك طرق لقياس الجوانب المختلفة لمشروعك وتحديد ما إذا كانت الأرقام الفعلية المبلغ عنها تتفق مع تلك التي خططت لها.

إن الشيء العظيم في المساءلة في المشروع هو أنه يمنحك الوسائل لتحديد أعضاء الفريق الذين هم الأفضل أداءً. ويمكن بعد ذلك مكافأة. الجميع يحب الاعتراف. على الرغم من أنه يمكن إعطاء المتدربين الداخليين التدريب أو التوجيه الذي يحتاجونه للحصول على فعالية أكبر في أدائهم.